What's New: Neues in shyftplan

Juli 2023

Leistungsverbesserung

Dank neuer interner Diagnose-Methoden können wir die Ladezeiten und Reaktionszeiten von shyftplan nun noch präziser messen und die Ursachen bei längeren Ladezeiten besser als üblich identifizieren. Dadurch können wir unsere Leistung schneller verbessern als je zuvor. So konnten die Ladezeiten des Schichtplans mit dem letzten Update in vielen Fällen um bis zu 70% reduziert werden. Für Sie bedeutet dieser Fortschritt eine noch effizientere Planung.

Verbesserung der Multi-Edit Funktion

Wir haben Ihr Feedback gehört und die Multi-Edit Funktion weiter verbessert. Sie werden feststellen, dass die Auswahl-Leiste jetzt verschwindet, sobald Sie einen Mitarbeiter auf eine Schicht ziehen. Das macht das Verschieben von Schichten noch einfacher und intuitiver. Außerdem kann Multi-Edit nun auch für einzelne Schichten verwendet werden, was Ihnen die Planung weiter erleichtern kann.

Verbesserter Algorithmus der Automatisierungs-Funktion

Durch die Weiterentwicklung unseres Algorithmus können weitere Schichten nun automatisch besetzt werden, für die zuvor keine verfügbaren Mitarbeiter identifiziert wurden. shyftplan erkennt passendes Personal und füllt Lücken effizienter aus, was zu einer noch reibungsloseren Schichtplanung führt. Zudem wurde im letzten Schritt “Vorschau” die Option hinzugefügt, alle Vorschläg e an- oder abzuwählen. Dies spart Ihnen Zeit, besonders wenn Sie viele Schichten gleichzeitig bearbeiten möchten.

Individuelle Einstellung von Abwesenheitskonflikten

Sie können nun Abwesenheitskonflikte individuell anpassen: Stellen Sie im Firmenprofil (oben rechts) ein, ob Nachtschichten, die am letzten Urlaubstag beginnen oder die am ersten Urlaubstag enden, als Konflikt gelten oder nicht. Dies gibt Ihnen die Möglichkeit, die Planung Ihren spezifischen Bedürfnissen anzupassen.

Abwesenheitskontingente: Mehr Flexibilität

Die Verwaltung von Abwesenheitskontingenten wurde flexibler gestaltet. So haben Sie für Krankmeldungen jetzt die Option, kein Kontingent zu hinterlegen. Dadurch erhalten Sie und Ihre Mitarbeiter keine Warnungen, wenn das Krankheitstage-Kontingent erreicht ist, was für Sie weniger Unterbrechungen bedeutet.

shyftplan connect: Individuelle Status-Updates

Um die Transparenz unserer API-Prozesse zu erhöhen, haben wir strukturierte Protokolle für Workflow-Rückmeldungen in shyftplan connect eingeführt. Angebundene Kundensysteme werden in Echtzeit über Zustandsveränderungen wie gestartete, beendete oder fehlgeschlagene Prozesse informiert.

Sofern Sie shyftplan connect-Kunde sind, können Sie diese Erweiterung von Ihrem Account Manager freischalten lassen.

Der Cursor in shyftplan: Intuitive Hinweise für eine effizientere Planung

Um die Benutzerfreundlichkeit von shyftplan weiter zu erhöhen, haben wir den Cursor (Mauszeiger) vereinheitlicht. Nun gibt der Cursor konsequent und intuitiv Hinweise darauf, welche Aktion als Nächstes stattfinden wird. Hierfür wurde die Aktion “Zeitplan verschieben” überarbeitet.

Erfahren Sie mehr zu den fünf Cursor-Arten in shyftplan:

Juni 2023

Mobile-App Erweiterung

Mobile Schichtauswertung für Mitarbeiter

Mit dieser neuen Funktion erhalten Ihre Mitarbeiter die Möglichkeit, ihre Arbeitszeiten vergangener Schichten von unterwegs aus zu prüfen und zu korrigieren. Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise vergisst, sich auszustempeln und dies auf dem Heimweg per App macht, kann er direkt die End-Zeit korrigieren. Nach Freigabe der Änderung durch den Manager erhält der Mitarbeiter eine Bestätigung über die Änderung der Zeit in der App.

Mai 2023

Personio Connector Update

Automatische Synchronisation des Mitarbeiterstatus

Nutzer unserer Schnittstelle zu Personio, dem Personio-Connector, können die in shyftplan benötigten Mitarbeiter aus ihrem Personio-Account heraus verwalten.

Neben der Möglichkeit, Mitarbeiter inklusive Stammdaten in shyftplan anzulegen, können Sie diese ab jetzt auch direkt über Personio deaktivieren oder reaktivieren. Weitere Informationen zu dieser neuen Funktion finden Sie im entsprechenden Help-Artikel. Klicken Sie hier, um zum Artikel zu gelangen.

Effizienterer Planungsworkflow

Schichtzeiten Memory

Wenn Sie in shyftplan viele Schichten mit ähnlichen Zeiten hintereinander planen, merkt sich das System Ihre präferierten Zeiten nun und schlägt Ihnen diese für die nächste Schicht automatisch vor. Diese kleine Änderung spart Ihnen Zeit, besonders wenn Sie viele Schichten auf einmal erstellen.

Weitere Verbesserungen des Produkts

• Schichtplan-Export - Halbtags-Abwesenheiten sind nun ebenfalls im Export enthalten

• Auswertungs-Exporte nutzen nun separate Felder für Vornamen und Nachname, was die weitere Verarbeitung erleichtert

April 2023

Funktion: Mitarbeiter-Tags

Markierung und Filterung von Mitarbeitenden über Tags

Mitarbeiter-Tags bieten Ihnen ganz neue Möglichkeiten, Mitarbeitende zu gruppieren und mit diesen Gruppen zu arbeiten. Nutzen Sie diese Tags im Mitarbeiter-, Schichtplan-, Abwesenheiten- sowie im Auswertungs-Menü. Markieren Sie zum Beispiel Ihre Vollzeit-Mitarbeitenden oder Team-Mitglieder mit einer besonderen Qualifikation. Diese Funktion ist im Enterprise-Paket enthalten.

Funktion: Automatisierung auf einzelnen Schichten

Automatische Zuweisung von Mitarbeitern zu ausgewählten Schichten - mit Vorschau und Justierung des Ergebnisses

Sie können nun auch automatisch Mitarbeiter auf ausgewählte Schichten zuweisen. Wählen Sie über die Mehrfachauswahl Schichten aus, für die shyftplan passende Mitarbeitende finden soll. Für diese Schichten können Sie dann die Automatisierung starten. Diese Funktion ist im Enterprise-Paket enthalten.

Mit wenigen weiteren Klicks sind Sie beim optimalen Ergebnis:

• Wählen Sie aus, ob shyftplan verfügbare Mitarbeitende nur dann auswählen soll, wenn die Schicht zum Rotationsmuster passt

• Beschränken Sie die Mitarbeitergruppe über Tags, die vorhanden sein müssen oder nicht vorhanden sein dürfen

• Wählen Sie in der Vorschau gezielt Vorschläge wieder ab:

  • Einzelne Schichten oder

  • Noch feiner: einzelne Mitarbeiter-Zuweisungen auf eine Schicht

Februar 2023

Verbesserung: Schichtpläne

Automatische Anpassung von Pausenzeiten bei Schichtanpassung

Die im Firmenprofil hinterlegten Pausenzeiten werden automatisch bei Anpassung der Schichtlänge berücksichtigt und übernommen. Zur Info: Die manuelle Anpassung der Pausenzeit in der Schicht lässt eine automatische Anpassung der Pausenzeiten nicht zu.

Beispiel: Die reguläre Schicht von 9:00 Uhr bis 17:00 Uhr wird um 1 Stunde verlängert. Bei der Schichtverlängerung wird die im Firmenprofil hinterlegte Pausenzeiten von 45 Minuten automatisch berücksichtigt.

Verbesserung: Schichtpläne

Verbesserter Mouseover-Effekt in der Darstellung von Schichtplänen

Die Mouseover-Infobox im Schichtplan öffnet sich nur noch, wenn Sie mit dem Mauszeiger über das Mitarbeiter-Symbol fahren.

Funktion: Filter

Schnelle Eingrenzung und Sichtbarkeit von nicht eingeplanten Mitarbeitern im Schichtplan

Verbesserte Filterfunktion: Die Erweiterung der Filterfunktion um Nicht Eingeplant ermöglicht eine schnelle Eingrenzung und Sichtbarkeit von nicht verplanten Mitarbeitern im Schichtplan. Dabei werden die hinterlegten Regelwerke wie z.B. die Arbeits- & Ruhezeit, etc. berücksichtigt, um Konflikte zu vermeiden.

Um die Filterfunktion zu aktivieren, wählen Sie die Ansicht Woche und

Arbeitsbereiche aus. Über den Filterbereich können Sie die erweiterte Filterfunktion Nicht eingeplant auswählen.

Weitere Details zur Aktivierung und Nutzung des Filters Nicht eingeplante Mitarbeiter finden Sie hier.

Januar 2023

🆕 Integration: Webhooks

Mit Webhooks in nahezu Echtzeit über erzeugte Änderungen informieren lassen

Webhooks ermöglichen automatischen Datenaustausch mit den eigenen Systemen in nahezu Echtzeit. Über Webhooks können eigene Anwendungen an shyftplan angebunden werden und werden dann in Echtzeit über Änderungen in shyftplan informiert. So werden Eingaben in shyftplan automatisch übertragen und eine Doppelpflege entfällt.

Beispiel: Urlaubsanträge in shyftplan werden automatisch ins eigene HR System übertragen.

Diese Funktion ist im Enterprise-Paket enthalten.

🆕 Funktion: Mehrfachauswahl / Massenbearbeitung

Mit der neuen Funktion der Massenbearbeitung können Schichtbedarfe mit nur wenigen Klicks angepasst werden

Mit der Funktion der Massenänderung und in Kombination der Funktion der Mehrfachauswahl können kurzfristige Anpassungen der Schichtbedarfe mit nur wenigen Schritten und mit wenig Aufwand gleichzeitig für mehrere Schichten erhöht oder reduziert werden.

Schauen Sie sich unser Produkt-Webinar an, wo wir die vollumfängliche Funktion der Mehrfachauswahl vorstellen.

Diese Funktion ist im Enterprise-Paket enthalten.

Dezember 2022

🆕 Funktion: Personal-Filter

Die neue Verbesserung des Personalfilter ermöglicht die übergreifende Auswahl von Mitarbeiter-Schichten im Schichtplan

Im Filterbereich „Personal“ können nun statt nur eines Mitarbeiters auch mehrere ausgewählt werden. Durch diese erweitere Filterfunktion werden die Schichten aller ausgewählten Mitarbeiter im Schichtplan hervorgehoben.

Diese Funktion ist im Enterprise-Paket enthalten.

Kürzere Ladezeit von offenen Schichten in der Mitarbeiter- und Listenansicht

Offene Schichten werden in der Mitarbeiter- und Listenansicht noch schneller dargestellt.

November 2022

🆕 Funktion: Mehrfachauswahl / Massenbearbeitung

Zugewiesene Mitarbeiter können schnell und einfach aus mehreren Schichten gelöscht werden

Nach Aktivierung des Modus` „Mehrfachauswahl“ können Planer im Schichtplan mehrere zugewiesene Mitarbeiter ausgewählt. Die Zuweisung kann mit einem Klick aufgehoben werden.

Schauen Sie sich unser Produkt-Webinar an, wo wir die vollumfängliche Funktion der Mehrfachauswahl vorstellen.

Diese Funktion ist im Enterprise-Paket enthalten.

🆕 Funktion: Mehrfachauswahl / Massenbearbeitung

Mit der neuen Drag & Drop-Funktion können Mitarbeiter ganz einfach gleichzeitig auf mehrere Schichten zugewiesen werden

Mit der Aktivierung des Modus "Mehrfachauswahl" können Planer im Schichtplan mehrere Schichten auswählen, um im Anschluss einzelne Mitarbeiter aus dem Personalfilter per Drag & Drop zu den ausgewählten Schichten hinzuzufügen. Die neue Funktion ermöglicht es, Mitarbeiter noch schneller und einfacher auf mehrere Schichten gleichzeitig zu verplanen.

Die neue Fortschrittsanzeige zeigt in Echtzeit den Stand der Zuweisung an.

Wenn im Zuge der Mehrfachzuweisung von Mitarbeitern auf eine Schicht ein Konflikt wie z. B. die Nichteinhaltung von Ruhezeiten auftritt, dann wird der Planer in der Fortschrittsanzeige darüber informiert und kann direkt reagieren.

Schauen Sie sich unser Produkt-Webinar an, wo wir die vollumfängliche Funktion der Mehrfachauswahl vorstellen.

Diese Funktion ist im Enterprise-Paket enthalten.

Funktion: Filter

Verbesserte Filter-Möglichkeit: Einfache Darstellung von Nicht eingeplanten Mitarbeitern im Schichtplan

Alle noch nicht eingeplanten Mitarbeiter können jetzt einfach mit der Filterauswahl Nicht eingeplant in der täglichen- und wöchentlichen Darstellung oberhalb des Schichtplan zusammengefasst werden. Von dort aus können Planer einzelne Mitarbeiter auf Schichten ziehen.
Durch Nutzung der weiteren Filterbereiche wie Arbeitsbereiche, Schichtvorlagen, Schichtrotationen und Personal kann die Filterung im Schichtplan noch granularer erfolgen.

Auswahl von Schichtrotationsgruppen, Schichtgruppen und Hinterlegung von Manager-Notizen jetzt direkt bei der Schichterstellung

Bei der Anlage einer neuen Schicht haben Planer die Möglichkeit, nach Auswahl der Schichtvorlage eine Schichtrotationsgruppen auszuwählen. Zusätzlich können angelegte Schichtgruppen direkt in der Schichterstellung ausgewählt werden.

Bereits bei der Erstellung einer Schicht kann im Feld "Manager-Notiz” eine Notiz zu hinterlegen, die nicht von den Mitarbeitern eingesehen werden kann.

Mitarbeiter werden jetzt in derselben Kachel je nach Abwesenheitsgrund dargestellt

Oktober 2022

Die Hinterlegung des individuellen Tageskontingents pro Abwesenheitsgrund ist nun über die API-Endpunkte "absence_entitlements" im Mitarbeiterprofil editierbar.

Mitarbeiter werden jetzt in derselben Kachel je nach Abwesenheitsgrund dargestellt

Abwesenheiten nach gesetztem Austrittsdatum:

Ab sofort können nach einem im Mitarbeiterprofil gesetzten Austrittsdatum keine Abwesenheiten mehr beantragt werden.

September 2022

• Warndialog zur Bestätigung beim Löschen mehrerer Schichten

• "Neu laden"-Schaltfläche zur beschleunigten Aktualisierung der Schichtplan-Anzeige

• Beschleunigte Durchführung von API-Requests

• Die gesamte shyftplan-Anwendung wurde durch ein neues Design aufgewertet.

• "Neu laden"-Schaltfläche zur beschleunigten Aktualisierung der Schichtplan-Anzeige

  

   

• Beschleunigte Durchführung von API-Requests

• Die gesamte shyftplan-Anwendung wurde durch ein neues Design aufgewertet.

  

   

• Auch mit eingeschränkten Rechten können Manager in angegebenen Arbeitsbereichen Schichten bearbeiten

  

   

• Viele neue und verbesserte API-Endpunkte eröffnen unzählige Möglichkeiten für eine nahtlose Integration und Prozessautomatisierung.

• Das Management von Abwesenheiten wurde verbessert.

  

   

• Das Management von Verfügbarkeiten wurde verbessert.

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• System-E-Mails werden im neuen Design versendet.

  

   

Verbesserungen

Abwesenheitsmanagement

• Mitarbeiter können ihre Abwesenheitsanträge innerhalb einer konfigurierbaren Frist zurückziehen.

  

   

• Abkürzungen von Abwesenheitsarten können frei definiert werden

  

Verfügbarkeiten

• Aktivierbare Warnung für Planer beim Zuweisen eines Mitarbeiters ohne Verfügbarkeit

  

Schichtplan-Erstellung

• Mitarbeiter können über mehrere Schichtpläne hinweg allen Schichten einer Rotationsgruppe zugeordnet werden. (Screenshot vom Zuweisungsmenü)

  

   

• Das Kopieren zwischen Schichtplänen wurde mit der neuen Funktion "Schichtplan einfügen" vereinfacht.

  

   

• Die Darstellung von Schichtgruppen wurde vereinfacht.

• Standort-Manager können Vorgaben für die Veröffentlichung von Schichtplänen hinterlegen. (Publish-Button...)

  

Schichtplan-Pflege

• Mitarbeiter können mit der Maus zwischen Schichten verschoben (durch Ziehen) bzw. kopiert (Ziehen mit gedrückter Strg-Taste bzw. Option-Taste) werden.

  

   

• Mehrfachselektion: Mehrere Schichten können gemeinsam selektiert und gelöscht werden. (Enterprise-Paket)

  

Schichtplan-Darstellung

• Die Filterfunktionen für Manager wurde benutzerfreundlicher gestaltet und ergänzt.

  

   

• Zusätzliche Details zu Soll- und Ist-Zeiten sowie ggf. Bezahlungen stehen auch im Schichtplan zur Verfügung.

  

   

• Die Navigationsfunktionen im Schichtplan wurden verbessert und merken sich die Einstellungen vom letzten Besuch

• Der Export von Schichtplänen als Tabelle wurde vereinfacht. (die ausgewählte Ansicht wird exportiert)