Zeitkonten sind ein nützliches Tool, um einen Überblick über Arbeitsstunden und Abwesenheitsstunden zu erhalten, und können zum Beispiel als Entscheidungsgrundlage bei Urlaubsanträgen dienen.
Sie können Zeitkonten, die Sie in Ihrem eigenen (externen) HR-System führen, auch in shyftplan nutzen und Ihren Mitarbeitern zur Verfügung stellen. So sehen Sie die entsprechenden Stundensalden aller Mitarbeiter in shyftplan und können dagegen beantragte Abwesenheiten genehmigen. Die Synchronisation muss von Ihrem externen System gesteuert werden - shyftplan verändert keine Daten in anderen Systemen.
Alternativ (oder für initiale Tests) können Sie externe Zeitkonten in shyftplan auch manuell aktualisieren.
Voraussetzungen zur Nutzung
Damit externe Zeitkonten in shyftplan nutzbar sind, müssen Sie für jedes Zeitkonto (z.B. „Gleitzeit“) einen Abwesenheitsgrund in shyftplan einrichten. Dafür gibt es zwei Möglichkeiten:
- Browser-Version von shyftplan: im Firmenprofil - siehe folgender Abschnitt
- API - Details dazu finden Sie und Ihre technischen Entwickler in diesem Hilfeartikel (auf Englisch)
Abwesenheitsgründe für Zeitkonten im Firmenprofil einrichten und einsehen
Klicken Sie im Reiter „Abwesenheiten“ auf das Plus-Symbol, um einen neuen Abwesenheitsgrund zu erstellen. Bei einem vorhandenen Grund können Sie die Einstellungen prüfen und gegebenenfalls ändern (Stift-Symbol):
- Wählen Sie bei einer Neuerstellung als Typ des Grundes „Zeitkonto“ aus, vergeben Sie einen Namen und eine Abkürzung, und legen Sie den Zugriff fest - wer darf Abwesenheiten gegen dieses Zeitkonto erstellen (alle / Manager / nur Inhaber)?
- Bei einem Zugriff für „alle“ Nutzer können Sie wählen, ob auch Mitarbeiter beim Erstellen oder Bearbeiten von Abwesenheiten vorgeschlagene Werte ändern dürfen (oder ob dies Managern und Inhabern vorbehalten bleibt).
- Sie können auch die Warngrenzen sowie die absolute Ober- und Untergrenze für den Kontostand eintragen.
Diese Schwellen und Grenzen gelten bei einer Neuerstellung des Abwesenheitsgrundes für alle aktuell in shyftplan eingerichteten Mitarbeiter, bei einer späteren Änderung des Grundes aber nur für die zukünftig eingerichteten Mitarbeiter.
Sie können diese Werte pro Mitarbeiter jederzeit anpassen, siehe unten.
Zuletzt stellen Sie noch den Modus für die Berechnung der gegen ein Konto zu buchenden Stunden für die Abwesenheiten ein. Mehr zu den Berechnungsmodi finden Sie im folgenden Abschnitt. Kurz vorab: shyftplan berechnet Vorschlagswerte nach der von Ihnen ausgewählten Methode, die Sie prüfen und ändern können.
Pro Mitarbeiter können Sie die Saldo-Schwellen über das individuelle Mitarbeiterprofil anpassen, so wie Sie es auch von regulären Abwesenheitsgründen (z.B. Urlaub) gewohnt sind. Genau wie diese können Sie auch Abwesenheitsgründe für Zeitkonten in shyftplan vorläufig löschen („soft-delete“) und dann wiederherstellen oder endgültig löschen („hard-delete“).
⚠️ Hard-delete
Bei der endgültigen Löschung eines Abwesenheitsgrundes werden auch alle darauf basierenden Abwesenheiten endgültig gelöscht. Dies betrifft Abwesenheiten in der Vergangenheit, Gegenwart und Zukunft.
Berechnungsmodi für Zeitkonto-Abwesenheitsgründe
Sie wählen die Kalkulationsmethode genau wie für reguläre Abwesenheitsgründe aus. Wie die Kalkulation jeweils arbeitet, erfahren Sie detailliert in diesem Artikel.
Folgende Methoden stehen zur Auswahl:
- Basierend auf Arbeitstagen und Abwesenheitsstunden
- Auf Basis geplanter Schichten
- Basierend auf Rotationen
- Auf der Grundlage der geplanten Schichten und Rotationen
Abwesenheiten (Liste) gegen ein Zeitkonto und Zeitkontostände einsehen
Externe Zeitkonten können Sie als Planer bequem in der Web-App (www.shyftplan.com) verwalten. Sie sind Teil des Menüs „Abwesenheiten“.
Grenzen Sie dort die Anzeige über Filter so ein, dass Sie die gewünschten Zeitkonto-Salden sehen. Sehen Sie sich auch die Beispiele für die Ansicht für Mitarbeiter an. Hier ein Beispiel, bei dem der Stand nur eines Kontos und nur eines Mitarbeiters angezeigt wird:
Details einer Zeitkonto-Abwesenheit einsehen und ändern
Öffnen Sie eine Zeitkonto-Abwesenheit in der Liste, indem Sie auf das zugehörige Stift-Symbol am rechten Rand klicken. Dann öffnet sich ein Dialogfenster mit den Details der Abwesenheit, und Sie können auch sehen, wieviele Stunden auf jeden Kalendertag der Zeitkonto-Abwesenheit entfallen.
Beispiel (Ausschnitt aus dem Dialog):
⚠️ Achtung - Neuberechnung
Wenn Sie hier den Zeitraum (also Start oder Ende) der Abwesenheit ändern, berechnet shyftplan automatisch neue Vorschlagswerte für Tage und Stunden entsprechend dem eingestellten Abwesenheitsgrund.
Falls Sie bereits Änderungen an den Stundenwerten einzelner Tage vorgenommen haben, werden diese überschrieben. Das gilt auch für einen von Ihnen veränderten Tage-Wert.
Sie können den vorgeschlagenen Stundenwert jedes Tages verändern, wenn dies nicht auf „Super-Admins“ beschränkt ist (siehe oben). In der Regel wird auch Ihre automatische Integrationslösung eine Überprüfung der Stundenwerte pro Tag beinhalten - und legt dabei gegebenenfalls abweichende Berechnungsmethoden zu Grunde. Das kann dazu führen, dass Ihre manuellen Änderungen bei einer späteren Synchronisation geändert werden.
Zeitkontostände ändern
Im Mitarbeiterprofil können Sie den aktuellen Saldo jedes Zeitkontos des Mitarbeiters ebenfalls einsehen und ändern.
Hier ein Ausschnitt aus einem Mitarbeiterprofil. Der aktuelle Saldo liegt bei 160 Stunden.
Aufgrund einer Abwesenheit kann der Saldo die untere Warnschwelle unterschreiten - dann werden Sie als Planer gewarnt. Sie haben die Möglichkeit, die Warnung zu ignorieren.
Zur Genehmigung einer Abwesenheit, die die untere absolute Grenze unterschreitet, oder zum Überschreiten der oberen absoluten Grenze – etwa bei einem Saldo von +160 Stunden und einer Obergrenze von +40 Stunden – benötigen Sie Super-Admin-Rechte.
Abwesenheiten gegen ein Zeitkonto genehmigen/ablehnen
📝 Rechte
Ein Planer kann Abwesenheiten nicht erstellen („Neu“), genehmigen („Akzeptiert“) oder ablehnen („Abgelehnt“), wenn im Firmenprofil für den Abwesenheitsgrund das Zugriffsrecht „Super-Admins“ eingestellt ist.
Wählen Sie zunächst die passenden Filter aus, damit die Abwesenheit in der Liste sichtbar wird. Dann klicken Sie auf den nach unten zeigenden Pfeil am rechten Ende der Zeile und wählen die passende Option: Einen Abwesenheitsantrag können Sie genehmigen oder ablehnen, eine genehmigte Abwesenheit nur ablehnen (oder unverändert lassen). shyftplan warnt Sie, falls dadurch eine Warngrenze oder sogar absolute Grenze für das Zeitkonto verletzt wird. Die absolute Grenze kann nur ein shyftplan-Manager mit Inhaber-Rechten ignorieren.
Abwesenheiten gegen ein Zeitkonto anlegen
Sie können Abwesenheiten für einen Mitarbeiter anlegen, die gegen sein Zeitkonto gerechnet werden (im Status „Neu“ für einen Antrag, im Status „Akzeptiert“ für eine bereits genehmigte Abwesenheit). Klicken Sie dazu wie bei anderen Abwesenheitsarten auf den Button „Abwesenheit erstellen“ oben rechts, wählen Sie den betreffenden Mitarbeiter und als „Abwesenheitsgrund“ das passende Zeitkonto aus.
Bereits während der Eingabe der Daten können Sie verfolgen, wie shyftplan auf Basis des gewählten Zeitkonto-Grundes berechnet, wieviele Stunden auf jeden Kalendertag der Abwesenheit entfallen. Sie haben auch die Möglichkeit, diese Vorschlagswerte mit anderen Werten zu überschreiben. Eine Änderung von Beginn oder Ende der gesamten Abwesenheit führt zu einer automatischen Neuberechnung der Stundenwerte (siehe oben).
Auch hier werden Sie gegebenenfalls gewarnt, falls für das Zeitkonto ein festgelegter Mindestwert unterschritten wird.
Weitere Details finden Sie und insbesondere Entwickler/Programmierer in diesem Hilfe-Artikel (auf Englisch).