Diese Berechnungsarten stehen in allen shyftplan-Paketen zur Verfügung. Sie benötigen Inhaber-Rechte, um die Optionen zu sehen und daraus auszuwählen.
Die Wahl der richtigen Berechnungsgrundlage für Abwesenheitsgründe ermöglicht es Ihnen, die Abwesenheitsverwaltung präzise an die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens anzupassen.
🚨 Neu- oder Nachberechnung von Abwesenheiten
Wenn Sie eine Abwesenheit erstellt haben und nachträglich die Berechnungsmethode für Abwesenheiten dieses Grundes verändern (im Firmenprofil), wird die Abwesenheit nicht automatisch neu berechnet. So verhindert shyftplan Änderungen an bestehenden Daten.
Um eine Neuberechnung zu veranlassen, können Sie die Abwesenheit entweder löschen und komplett neu erstellen, oder folgendermaßen vorgehen:
- Merken Sie sich das aktuelle Start- und Enddatum (sowie ggf. die genauen Uhrzeiten bei einer untertägigen Abwesenheit).
- Verschieben Sie Start- und Enddatum, so dass die neu zu berechnenden Tage nicht mehr enthalten sind - dann speichern Sie die Abwesenheit.
- Bearbeiten Sie die Abwesenheit erneut, und machen sie die Verschiebungen aus dem vorigen Schritt rückgängig. Für die neu hinzugekommenen Tage wird eine Neuberechnung vorgenommen. Speichern Sie, nachdem Sie kontrolliert und gegebenenfalls angepasst haben.
📝 Manuelle Änderungen
Selbstverständlich können Sie durch manuelles Überschreiben die aktuell eingetragenen Werte jederzeit überschreiben (nötige Rechte laut Firmenprofil/Mitarbeiterprofil vorausgesetzt).
Neu angelegte Abwesenheiten verwenden immer die gerade im Firmenprofil eingestellte Berechnungsmethode, um Ihnen Tag- und Stundenwerte vorzuschlagen.
Wie funktioniert allgemein die Berechnung durch shyftplan?
Jede Abwesenheit trägt einen Tagewert und einen Stundenwert, die auf verschiedene Art in shyftplan (und in Exporten) wirken.
Der Tagewert
Der Tagewert wird zum Beispiel herangezogen, wenn für den Abwesenheitsgrund (z.B. „Urlaub“) ein Kontingent mit dem Mitarbeiter vereinbart ist („29 Tage für 2024“) - der Tagewert wird vom noch bestehenden „Resturlaub“ abgezogen. Der Tagewert ist auch im Abwesenheitsexport sichtbar.
Sie können den vorgeschlagenen Tagewert in der Abwesenheit ändern (nötige Managerrechte vorausgesetzt).
📝 Tagewert einer Abwesenheit
Jeder Tag im Zeitraum der Abwesenheit, für den Abwesenheitsstunden errechnet wurden, erhöht den Tagewert der Abwesenheit um Eins. Wie die Stunden berechnet werden, erfahren Sie im nächsten Abschnitt.
Beispiel: „Urlaub“ vom 1.10.2024 bis zum 6.10.2024.
Stundenwerte: 8 - 8 - 8 - 8 - 0 - 0
Tagewert: 4 (von den sechs Kalendertagen werden zwei nicht gezählt, weil hier keine (0) Abwesenheitsstunden errechnet wurden.
Gewisse Ausnahmen gibt es an Tagen, für die ein untertägiger Feiertag festgelegt wurde (dieser Spezialfall wird im weiteren Text erklärt).
Der Stundenwert
Bei jedem Abwesenheitsgrund (z.B. „Urlaub“) können Sie wählen, wie shyftplan den Stundenwert für jeden einzelnen Tag des genommenen Zeitraums errechnet. Die Stunden werden nur für bezahlte Abwesenheiten berechnet.
💡 Vorschlagswert von shyftplan für Abwesenheitsstunden
Die von Ihnen gesetzte Option bestimmt, wie shyftplan die Stunden einer neu angelegten Abwesenheit errechnet. Die so von shyftplan berechneten Abwesenheitsstunden dienen aber lediglich als Vorschlag. Sie können diese jederzeit manuell verändern (nötige Rechte vorausgesetzt).
Der gesamte Stundenwert wird unter anderem (sofern vorhanden) im internen Stundenkonto und im Abwesenheitsexport sichtbar - aber nur, wenn die Abwesenheit (durch einen Planer) genehmigt worden ist. Ein Abwesenheitsantrag reicht nicht aus.
Die errechneten Stunden der (genehmigten) Abwesenheit sehen im Stundenkonto des Mitarbeiters zum Beispiel so aus:
Im Export stellt sich dieselbe (genehmigte) Abwesenheit so dar:
Wie finde ich die Optionen?
Öffnen Sie das Menü unter Ihrem Nutzernamen oben rechts auf jeder Seite und wählen Sie „Firmenprofil“ aus.
Navigieren Sie im Firmenprofil zum Reiter „Abwesenheiten“ und erstellen Sie entweder einen neuen Grund (Klick auf "+"), oder wählen Sie einen der vorhandenen Abwesenheitsgründe aus (Klick auf das Stift-Symbol). Wählen Sie dann zwischen folgenden Kalkulations-Optionen, die im Folgenden näher beschrieben sind:
Berechnung des Stundenabzugs
- Basierend auf Arbeitstagen und Abwesenheitsstunden
- Auf Basis geplanter Schichten
- Basierend auf Rotationen (Rotationen stehen nur im Enterprise-Paket zur Verfügung.)
- Auf der Grundlage der geplanten Schichten und Rotationen (Rotationen stehen nur im Enterprise-Paket zur Verfügung.)
Hinweis: Im Vergleich zur Auswahlliste der Methoden in shyftplan wurde hier die Reihenfolge zum Zweck der vereinfachten Erklärung verändert.
Wie kalkuliert shyftplan mit der gewählten Option?
shyftplan kalkuliert die Abwesenheitsstunden für jeden einzelnen Kalendertag im Zeitraum einer Abwesenheit. Dabei läuft die Berechnung je nach Option unterschiedlich ab.
1. Basierend auf Arbeitstagen und Abwesenheitsstunden
📝 Anwendungsfall
Diese Berechnungsmethode berücksichtigt die voreingestellten Arbeitstage des Mitarbeiters. Sie ist von den tatsächlich geplanten Schichten unabhängig - im Unterschied zu den anderen Berechnungsmethoden brauchen Sie den Mitarbeiter nicht zu Schichten zuzuweisen, damit shyftplan Stunden berechnen kann.
Stattdessen stehen die Grundeinstellungen im Mitarbeiterprofil im Zentrum.
Feiertage werden herausgerechnet.
Nur, wenn der betrachtete Tag für den Mitarbeiter laut seinem Profil ein Arbeitstag ist, werden Stunden berechnet (ansonsten ist der Stundenwert Null). In dem unten gezeigten Beispiel sind nur die Tage Montag bis Freitag Arbeitstage.
Beispiel - Auszug aus einem Mitarbeiterprofil:
Weiter gilt:
An einem ganztägigen Feiertag beträgt der Stundenwert Null.
Falls es sich um einen untertägigen Feiertag handelt, wird wie folgt berechnet:
- Bei einer ganztägigen Abwesenheit werden 24 Stunden zu Grunde gelegt. Der Anteil der nach Abzug der Feiertagsstunden verbleibenden Tagesstunden an diesen 24 Stunden wird mit den „Stunden pro (bezahltem) Tag der Abwesenheit“ aus dem Mitarbeiterprofil multipliziert.
Beispiel:
Die ganztägige Abwesenheit umfasst einen Tag, für den auch ein untertägiger Feiertag im Firmenprofil eingetragen ist.
Der untertägige Feiertag gilt von 8-16 Uhr, umfasst also acht Stunden. Berechneter Anteil (verbleibende Stunden): (24-8)/24 = 2/3
Im Mitarbeiterprofil eingetragener Wert an „Stunden pro (bezahltem) Abwesenheitstag“: 8.
Resultat in Abwesenheitsstunden: 2/3 x 8 Stunden = 5 Stunden und 20 Minuten. - Auch die Abwesenheitstage werden in diesem Fall der untertägigen Feiertage umgerechnet: Statt des ganzen Tages wird der oben berechnete Anteil verwendet, im Beispiel also 2/3 = 0,67 Tage. Der Mitarbeiter verliert also nur zwei Drittel eines Urlaubstages an einem solchen Feiertag, wenn er Urlaub nimmt.
📝 Hinweis
Im Mitarbeiterprofil ist im Feld „Stunden pro (bezahltem) Abwesenheitstag“ ein fester Wert (für alle Arbeitstage) eingetragen. In der Regel wird dieser Wert auch für die Berechnung verwendet, die wir in diesem Kapitel beschreiben.
Wenn Sie möchten, dass statt des festen Stunden-Wertes pro Abwesenheitstag genau die darüber eingetragenen Arbeitsstunden des jeweiligen Werktages verwendet werden, tragen Sie einfach den Standardwert „00:00“ in das Feld „Stunden pro (bezahltem) Abwesenheitstag“ ein.
- Bei einer untertägigen Abwesenheit wird der Teil der Abwesenheit, der nicht auf Feiertagsstunden entfällt, mit der ganzen Abwesenheitsdauer an diesem Tag ins Verhältnis gesetzt und wiederum mit den "Stunden pro (bezahltem) Tag der Abwesenheit" multipliziert.
Beispiel:
Die untertägige Abwesenheit dauert von 0 bis 12 Uhr mittags, umfasst also 12 Stunden.
Der untertägige Feiertag gilt von 8-16 Uhr und überlappt mit der Abwesenheit.
Die Abwesenheit liegt im Bereich von 0 bis 8 Uhr außerhalb des Feiertages (8 Stunden). Damit ergibt sich ein Verhältnis zur gesamten Abwesenheit von 8/12 = 2/3.
Im Mitarbeiterprofil eingetragener Wert an Stunden pro Tag: 8
Resultat in Abwesenheitsstunden: 2/3 x 8 Stunden = 5 Stunden und 20 Minuten. - Die Abwsenheitstage werden auch hier umgerechnet: Für den untertägigen Feiertag wird nur der oben berechnete Anteil verwendet, im Beispiel also 2/3 = 0,67 Abwesenheitstage anstelle eines ganzen Tages.
An Tagen ohne Feiertag wird der Wert "Stunden pro (bezahltem) Tag der Abwesenheit" veranschlagt, in den obigen Beispielen: 8.
Beispiel:
Ein Mitarbeiter mit normaler Arbeitswoche (Mo-Fr) beantragt eine Abwesenheit vom Dienstag, den 1.10. bis Sonntag, den 6.10.2024.
Der 3.10. ist ein Feiertag. Der Abwesenheitsdialog sieht so aus:
2. Auf Basis geplanter Schichten
📝 Anwendungsfall
Für einen Mitarbeiter mit unregelmäßiger Arbeitszeit sollen seine ursprünglich zugeteilten Schichten als Basis der Berechnung genutzt werden.
Feiertage werden nicht berücksichtigt - allein die geplante Schichtzeit des Mitarbeiters zählt.
Auch wenn der Mitarbeiter durch die Genehmigung der Abwesenheit in der Regel von den Schichten entfernt wird, gelten diese weiterhin als Grundlage.
Für jeden Tag, an dem der Mitarbeiter einer Schicht zugewiesen ist, werden Abwesenheitsstunden berechnet - auch an Feiertagen.
Die Abwesenheitsstunden entsprechen in der Regel den Arbeitsstunden der geplanten Schicht - geplante Pausen werden also von der Gesamtdauer der Schicht abgezogen. Dazu gehört der Normalfall einer ganztägigen (und bezahlten) Abwesenheit für einen Tag, an dem die Schicht stattfindet - also sowohl beginnt als auch endet.
📝 Nachtschichten, die in die (ganztägige) Abwesenheit ragen
Eine Nachtschicht kann auf zwei Arten in die Abwesenheit ragen:
Entweder startet sie am Tag vor der Abwesenheit und endet an deren erstem Tag, oder sie startet am letzten Tag der Abwesenheit und endet am ersten Tag nach der Abwesenheit.
Die Stunden einer solchen Nachtschicht zählen für den entsprechend ersten oder letzten Tag der Abwesenheit (abzüglich der Pause), aber nur, wenn im Firmenprofil eingestellt ist, dass solche Nachtschichten zu einem Konflikt führen sollen.
Beispiel-Screenshot aus einem Firmenprofil:
In diesem Fall wird die Nachtschicht, die vor der Abwesenheit startet, nicht gewertet, weil sie toleriert wird.
Eine Nachtschicht, die innerhalb der Abwesenheit startet und auch endet, zählt mit ihren Arbeitsstunden (also ohne Pause) für den Abwesenheitstag, an dem die Schicht beginnt.
Beispiel:
Die Abwesenheit reicht von Montag bis Sonntag. Eine Nachtschicht, die am Dienstag startet, zählt auch zum Dienstag der Abwesenheit und führt dort zu Abwesenheitsstunden im Umfang der Arbeitszeit auf der Schicht.
Weiteres Beispiel:
Ein Mitarbeiter beantragt eine Abwesenheit (die auf Basis geplanter Schichten berechnet wird) vom Dienstag, den 1.10. bis Sonntag, den 6.10.2024.
So sehen die Schichten des Mitarbeiters aus:
Jede Schicht beginnt um 22 Uhr, endet um 6 Uhr und enthält eine unbezahlte Pause von 30 Minuten.
Bei dieser Berechnungsmethode spielt der Feiertag am 3.10. keine Rolle.
Die Nachtschicht-Konflikte im Firmenprofil sind so eingestellt:
Nur eine über das Ende der Abwesenheit ragende Schicht löst also einen Konflikt aus.
So sieht der Abwesenheitsdialog inklusive der Berechnung aus:
Nach einem Klick auf "Abwesenheit erstellen" wird folgender Konfliktdialog angezeigt:
Nur die vier genannten Schichten führen zu einem Konflikt und werden daher zur Abwesenheitsberechnung herangezogen. Die Arbeitsstunden (8 Stunden Schicht - 30 Minuten Pause) jeder Nachtschicht zählen zu dem Tag der Abwesenheit, an dem die Schicht beginnt.
Anders wäre es, wenn eine in den Start hineinragende Nachtschicht auch einen Konflikt auslösen würde - dann wären für den 1.10. zwei Schichten betrachtet worden, und am 1.10. hätten sich 15 Stunden Abwesenheit ergeben (2 x 7,5 h).
Im Falle einer untertägigen Abwesenheit (zum Beispiel von 9 bis 12 Uhr) werden nur die Anteile von Schichten berechnet, die zeitlich in diese Abwesenheit hineinragen. Pausen werden mit demselben Anteil wieder herausgerechnet.
Beispiel:
Der Mitarbeiter beantragt eine Abwesenheit von 9 bis 16 Uhr. An diesem Tag ist er bereits für eine Schicht eingeplant (Schichtzeit: 6 bis 14 Uhr, 30 Minuten unbezahlte Pause).
Der Überlappungszeitraum beträgt 9 bis 14 Uhr, also 5 Stunden, was einen Anteil an der Schicht von 5 / 8 ergibt. Die anteilige Schichtzeit sind daher 5 / 8 x 8 Stunden = 5 Stunden.
Davon abzuziehen sind 5 / 8 der Pause, also 5 / 8 x 30 Minuten = 18,75 Minuten ~19 Minuten
Daher berechnen sich die Abwesenheitsstunden zu 4 Stunden und 41 Minuten.
Mehrere geplante Schichten am selben Tag werden nach dieser Logik einzeln berücksichtigt. Die Abwesenheitsstunden entsprechen dann der Summe der berechneten Arbeitsstunden (also wieder ohne Pausen).
3. Basierend auf Rotationen
📝 Anwendungsfall
Für die Abwesenheitsberechnung wird das Rotationsmuster des Mitarbeiters herangezogen, also seine reguläre Schichtzeit. Dabei wird wieder jeder Kalendertag einzeln betrachtet.
Ist der Mitarbeiter an einem Kalendertag einer Schicht zugewiesen, die nicht seinem Rotationsmuster entspricht, dann werden für den entsprechenden Tag keine Abwesenheitsstunden kalkuliert.
Ansonsten gilt das Rotationsmuster des Mitarbeiters. Der Mitarbeiter braucht einer solchen Schicht (im Schichtplan) nicht tatsächlich zugewiesen zu sein - es genügt, dass sein Rotationsmuster auf die Schicht verweist.
Eine Berechnung findet nur statt, wenn der Mitarbeiter (zum Zeitpunkt der Abwesenheit) Mitglied einer Rotationsgruppe ist.
An Feiertagen findet keine Berechnung statt.
Beispiel:
Eine Abwesenheit soll vom 1. bis 7. Oktober 2024 angelegt werden. Dieser Mitarbeiter gehört für das gesamte Jahr 2024 der Rotationsgruppe „Gruppe 1“ in der „3-Schicht“-Rotation an.
Der 3. Oktober ist als Feiertag im Firmenprofil hinterlegt worden. Für diesen Tag findet keine Berechnung statt, selbst wenn der Mitarbeiter einer (passenden) Schicht zugewiesen ist.
Der Mitarbeiter wurde nur zum Teil Schichten seiner Rotationsgruppe zugewiesen - eine passende Schicht am Mittwoch fehlt. Am letzten Tag findet eine Nachtschicht statt, die aus der Abwesenheit ragt. Er hat eine abweichende Schicht am Mittwoch. Alle Schichten haben eine Länge von 8 Stunden inklusive 30 Minuten Pause:
Für Mittwoch, den 2.10., werden keine Abwesenheitsstunden berechnet. Stunden für die Nachtschicht, die am 7.10. beginnt, werden nur berechnet, wenn diese Schicht in Konflikt mit der Abwesenheit gerät. Im Firmenprofil wurde folgendes eingestellt:
Diese Nachtschicht, die am letzten Abwesenheitstag beginnt, führt also zu einem Konflikt, daher wird sie berücksichtigt (und zählt mit ihren Arbeitsstunden für den 7.10.)
So sieht der Abwesenheitsdialog und die Berechnung aus:
Besonderheiten für untertägige Abwesenheiten:
Nur der Teil einer (zum Rotationsmuster passenden) Schicht, der in die Abwesenheit ragt, wird gewertet - abzüglich des entsprechenden Anteils an Pause. Nachtschichten werden wieder nur berücksichtigt, wenn sie einen Konflikt mit der Abwesenheit auslösen.
Beispiel:
Der Mitarbeiter ist von 9 bis 16 Uhr abwesend, wurde aber einer Schicht von 8 bis 12 Uhr zugewiesen, die auch seinem Rotationsmuster entspricht. Die Schicht enthält eine halbe Stunde Pause. Der Anteil der Schicht, der auf die Abwesenheit entfällt (9 bis 12 Uhr), beträgt 3/4, also 3 Schichtstunden. Nach Abzug von 3/4 der Pause (circa 23 Minuten) ergeben sich 2 Stunden und 37 Minuten Abwesenheit.
Besonderheiten für untertägige Feiertage:
Für die Berechnung der Abwesenheitsstunden wird wieder nur eine geplante Schicht laut Rotation herangezogen. Nur der Anteil der Schicht, der mit der Abwesenheit überlappt, wird betrachtet. Falls in diesen Überlappungszeitraum auch noch der untertägige Feiertag hineinragt, so wird der entsprechende Teil nicht betrachtet.
Der verbleibende Teil der Schichtstunden, abzüglich anteiliger Pausenzeit, gilt als Wert der Abwesenheitsstunden.
Beispiel:
Die geplante Schicht des Mitarbeiters geht von 8 bis 20 Uhr, inklusive einer Pause von 30 Minuten. Der Mitarbeiter beantragt eine Abwesenheit von 8 bis 14 Uhr. Für die erste Tageshälfte (0 bis 12 Uhr) ist ein Feiertag angelegt. Damit wird nur der Schichtzeitraum von 12 bis 14 Uhr (2 Stunden) berücksichtigt. Dies entspricht 2/12 = 1/6 der Schicht, daher wird ein Pausenteil von
1/6 x 30 Minuten = 5 Minuten abgezogen. Die Abwesenheitsstunden ergeben sich zu 2 Stunden-5 Minuten = 1 Stunde und 55 Minuten.
4. Auf der Grundlage der geplanten Schichten und Rotationen
📝 Anwendungsfall
Diese Option eignet sich, wenn Sie Abwesenheiten der Mitarbeiter entsprechend ihrer tatsächlich geplanten Schichten berechnen lassen wollen, aber ersatzweise (ohne geplante Schicht) gemäß Rotationsmuster kalkuliert werden soll.
Für einen Feiertag werden nur Abwesenheitsstunden berechnet, wenn der Mitarbeiter tatsächlich einer Schicht zugewiesen ist.
Für jeden Kalendertag berechnet shyftplan die Abwesenheitsstunden nach dieser Logik:
Ist ein Mitarbeiter (mindestens) einer Schicht im Schichtplan zugewiesen, dann erfolgt die Berechnung der Abwesenheitsstunden „auf Basis geplanter Schichten“, siehe oben.
Falls der Mitarbeiter hingegen keiner Schicht zugewiesen ist, aber laut Rotationsmuster arbeiten sollte, dann wird „basierend auf Rotationen“ berechnet, siehe oben. Damit erfolgt in diesem Fall keine Berechnung an Feiertagen.
Andernfalls findet keine Berechnung statt. Dieser Fall tritt ein, wenn ein Mitarbeiter Teil keiner Rotationsgruppe ist oder wenn seine Rotationsgruppe an diesem Tag einen freien Tag vorsieht.