Firmenprofil, neuer Abwesenheitsgrund, Rechte
Sie haben als Inhaber die Möglichkeit, im Firmenprofil beliebig viele Abwesenheitsgründe zu definieren - zusätzlich zu den standardmäßig eingerichteten Abwesenheitsgründen "Urlaub", "Krankheit", "Überstunden" und "Andere". Neu erstellte und auch vorhandene Gründe können Sie konfigurieren.
Abwesenheitsgründe erstellen, löschen oder zum Bearbeiten öffnen
Die Abwesenheitsgründe finden Sie im Firmenprofil im Reiter "Abwesenheiten".
- Um einen Abwesenheitsgrund neu zu erstellen, klicken Sie auf das Plus-Symbol in der Titelzeile "Abwesenheitsgründe".
- Um einen vorhandenen Grund zu prüfen oder zu ändern, suchen Sie ihn in der Liste, und klicken Sie auf das Stift-Symbol.
- Durch einen Klick auf das rote "X" können Sie einen Abwesenheitsgrund löschen. Das geschieht zweistufig, jeweils nach einer Bestätigungs-Abfrage.
- In der ersten Stufe ("soft-delete") wird der Abwesenheitsgrund gesperrt, so dass er nicht mehr für neue Abwesenheiten ausgewählt werden kann. Bereits erstellte Abwesenheiten bleiben aber erhalten (und können weiterhin eingesehen und bearbeitet werden wie andere Abwesenheiten auch).
Außerdem kann in dieser Stufe der Abwesenheitsgrund nicht mehr konfiguriert werden.
Der Abwesenheitsgrund wird nun am Ende der Liste im Firmenprofil angezeigt und ist ausgegraut.
Sie haben die Möglichkeit, den gelöschten Grund wiederherzustellen, indem Sie auf das Stift-Symbol und anschließend auf "Reaktivieren" klicken. - In der zweiten Stufe löschen Sie den Grund und alle damit verbundenen Abwesenheiten endgültig und unwiderruflich.
- In der ersten Stufe ("soft-delete") wird der Abwesenheitsgrund gesperrt, so dass er nicht mehr für neue Abwesenheiten ausgewählt werden kann. Bereits erstellte Abwesenheiten bleiben aber erhalten (und können weiterhin eingesehen und bearbeitet werden wie andere Abwesenheiten auch).
Einstellungen zu jedem Abwesenheitsgrund
Folgende Einstellungen können Sie ändern:
- Typ des Abwesenheitsgrundes
- Wählen Sie "Mit Kontingent", wenn dem Mitarbeiter für diese Art Abwesenheit ein begrenztes Kontingent pro Jahr zur Verfügung steht. Je nach Einstellung im Firmenprofil ("Abwesenheiten" > "Maximale Anzahl an Abwesenheitstagen") kann dann eine Warnung erfolgen, oder die Erstellung wird sogar verhindert.
- Wählen Sie "Ohne Kontingent" für Gründe wie "Krankheit", bei denen Sie dem Mitarbeiter keine Höchstgrenze an Abwesenheitstagen voschreiben.
- Wählen Sie "Zeitkonto" für die Anbindung an ein selbst geführtes Zeitkonto. In diesem Fall berechnet shyftplan zwar Stunden- und Tagewerte für Abwesenheiten, verändert aber nicht den Zeitkonto-Stand (den aktuellen Saldo). Das obliegt dann dem externen System oder muss manuell erfolgen.
⁉️ Kein späterer Wechsel: Zeitkonto
Wenn Sie den Zeitkonto-Typ wählen, können Sie den Grund später nicht mehr in einen Typ mit/ohne Kontingent ändern.
Andersherum auch nicht: Ein Grund mit oder ohne Kontingent kann nicht in einen Zeitkonto-Typ verwandelt werden.
Ein Wechsel ist also später nur zwischen Typen mit und ohne Kontingent möglich.
- Details des Abwesenheitsgrundes
- Wählen Sie einen aussagekräftigen Namen ("Urlaub", "Gleitzeit", ...) - und eine bis zu dreistellige Abkürzung für die Darstellung im Schichtplan.
- Über die (minimale) Berechtigungsstufe wählen Sie, ob alle Benutzer diesen Abwesenheitsgrund "verwenden" können, das heißt Anträge auf Abwesenheit erstellen können und (als Manager) genehmigen, ablehnen und bearbeiten* können. Wenn Sie hier "Manager" auswählen, sind Mitarbeiter ohne Manager-Rechte ausgeschlossen. Bei "Super-Admins" kann nur der Inhaber diesen Grund verwenden.
*Gegebenenfalls ist das Bearbeiten für alle Nutzer ausgeschlossen. Dies können Sie im Firmenprofil einstellen ("Abwesenheiten" > "Einstellungen"). - Der letzte Wahlschalter ist nur sichtbar, wenn Sie als Berechtigungsstufe "Alle Benutzer" ausgewählt werden. Damit legen Sie fest, ob Mitarbeiter den Wert an Tagen/Stunden, die für ihre Abwesenheit berechnet werden (siehe folgender Abschnitt), ändern dürfen. Ansonsten kann dies nur ein Manager mit den passenden Rechten oder ein Super-Admin.
- Wahl der Berechnungsmethode
shyftplan kalkuliert Abwesenheiten für Sie, so dass Ihnen Wert für Abwesenheitstage, gesamte Stunden und die Stunden jedes einzelnen Kalendertages vorgeschlagen werden. Gegebenenfalls (siehe oben) können Sie diese Vorschlagswerte ändern.
Die Erläuterung der Berechnungsmethodik finden Sie in diesem Artikel, der dies anhand des Zeitkonto-Abwesenheitstyps beschreibt. - Nur Typ Zeitkonto: Standardwerte und Warngrenzen
Sie können hier stunden- und minutengenaue Grenzen und Warnschwellen festlegen. shyftplan warnt Sie (zum Beispiel im Abwesenheiten-Menü), wenn ein Saldo eines Zeitkonto-Abwesenheitsgrundes einen dieser Werte verletzt. Das betrifft den aktuellen oder zukünftigen Saldo betreffen. Weitere Details zur Verwendung von Zeitkonten und Zeitkonto-Logik finden Sie in diesem Artikel.