Erfahren Sie hier, wie Sie externe Zeitkonten integrieren können.
Sie können Zeitkonten in ihrem eigenen (externen) HR-System durch eine Integration (mit regelmäßiger Synchronisation) auch in shyftplan nutzen und Ihren Mitarbeitern zur Verfügung stellen. Sehen Sie die entsprechenden Stundensalden aller Mitarbeiter in shyftplan und genehmigen Sie dagegen beantragte Abwesenheiten. Die Synchronisation muss von einem externen System gesteuert werden - shyftplan verändert keine Daten in anderen Systemen.
Voraussetzungen zur Nutzung
Damit externe Zeitkonten in shyftplan nutzbar sind, müssen Sie für jedes Zeitkonto (z.B. "Gleitzeit") einen Abwesenheitsgrund in shyftplan einrichten. Dafür gibt es zwei Möglichkeiten
- in der Browser-Version von shyftplan, im Firmenprofil - siehe folgender Abschnitt
- über die API - Details dazu finden Sie und Ihre technischen Entwickler in diesem Hilfeartikel (auf Englisch)
Abwesenheitsgründe für Zeitkonten im Firmenprofil einrichten und einsehen
Klicken Sie im Reiter "Abwesenheiten" auf das "+", um einen neuen Abwesenheitsgrund zu erstellen. Bei einem vorhandenen Grund können Sie die Einstellungen prüfen und gegebenenfalls ändern ("Stift"-Symbol):
Wählen Sie bei einer Neuerstellung als Typ des Grundes "Zeitkonto" aus, und legen Sie den Zugriff fest - wer darf Abwesenheiten gegen dieses Zeitkonto erstellen (alle/Manager/Inhaber)?
Sie können auch die Warngrenzen sowie die absolute Ober- und Untergrenze für den Kontostand eintragen. Diese Schwellen und Grenzen gelten bei einer Neuerstellung des Abwesenheitsgrundes für alle Mitarbeiter, bei einer späteren Änderung des Grundes aber nur für die von da an hin zu gefügten Mitarbeiter (sie können die Werte aber pro Mitarbeiter anpassen, siehe unten). Zuletzt stellen Sie noch den Modus für die Berechnung der gegen ein Konto zu buchenden Stunden für die Abwesenheiten ein. Mehr zu den Berechnungsmodi finden Sie im folgenden Abschnitt.
Bei einem Zugriff für "alle" Nutzer können Sie wählen, ob Mitarbeiter beim Erstellen oder Verändern von Abwesenheiten diese Werte ändern dürfen (oder ob dies Managern und Inhabern vorbehalten bleibt).
Pro Mitarbeiter können Sie diese Werte individuell über das Mitarbeiterprofil anpassen, so wie Sie es auch von regulären Abwesenheitsgründen (z.B. Urlaub) gewohnt sind. Genau wie diese können Sie auch Abwesenheitsgründe für Zeitkonten in shyftplan vorläufig löschen ("soft-delete") und dann wiederherstellen oder endgültig löschen ("hard-delete"). Bei der endgültigen Löschung werden gleichzeitig alle auf dem gelöschten Grund basierenden Abwesenheiten endgültig gelöscht.
Berechnungsmodi für Zeitkonto-Abwesenheitsgründe
Sie wählen die Kalkulationsmethode genau wie für reguläre Abwesenheitsgründe aus. Wie die Kalkulation jeweils arbeitet, erfahren Sie detailliert in diesem anderen Artikel.
Folgende Methoden stehen zur Auswahl:
- Basierend auf Arbeitstagen und Abwesenheitsstunden
- Auf Basis geplanter Schichten
- Basierend auf Rotationen
- Auf der Grundlage der geplanten Schichten und Rotationen
Abwesenheiten (Liste) gegen ein Zeitkonto und Zeitkontostände einsehen
Externe Zeitkonten können Sie als Planer bequem in der Web-App (www.shyftplan.com) verwalten. Sie sind Teil des Menüs "Abwesenheiten". Grenzen Sie dort die Anzeige über Filter ein, sodass Sie die gewünschten Zeitkonto-Salden sehen. Sehen Sie sich auch die Beispiele für die Ansicht für Mitarbeiter an. Hier ein Beispiel, bei dem der Stand nur eines Kontos und nur eines Mitarbeiters angezeigt wird:
Details einer Zeitkonto-Abwesenheit einsehen und ändern
Öffnen Sie eine Zeitkonto-Abwesenheit in der Liste, indem Sie auf das zugehörige Stift-Symbol am rechten Rand klicken. Dann öffnet sich ein Dialogfenster mit den Details der Abwesenheit, und Sie können auch sehen, wie viele Stunden auf jeden Kalendertag der Zeitkonto-Abwesenheit entfallen.
Beispiel (Ausschnitt aus dem Dialog):
⁉️ Achtung - Neuberechnung
Wenn Sie hier den Zeitraum der Zeitkonto-Abwesenheit verändern, wird diese neu berechnet. Falls Sie also vorher bereits Änderungen an den Stundenwerten einzelner Tage vorgenommen haben, werden diese zurückgesetzt. Das gilt auch für einen von Ihnen veränderten Tage-Wert.
Sie können den vorkalkulierten Stundenwert jedes Tages verändern. In der Regel wird auch Ihre Integrationslösung eine Überprüfung der Stundenwerte pro Tag beinhalten - und legt dabei gegebenenfalls abweichende Berechnungsmethoden zu Grunde. Das kann dazu führen, dass Ihre manuellen Änderungen zum Zeitpunkt einer folgenden Synchronisation verändert werden.
Zeitkontostände ändern
Im Mitarbeiterprofil können Sie den aktuellen Saldo jedes Zeitkontos des Mitarbeiters ebenfalls einsehen und ändern. Hier ein Ausschnitt aus einem Mitarbeiterprofil. Der aktuelle Saldo liegt bei 0.
Aufgrund einer Abwesenheit kann der Saldo die untere Warnschwelle unterschreiten - dann werden Sie als Planer gewarnt. Sie haben dann die Möglichkeit, die Warnung zu ignorieren.
Falls die Abwesenheit aber auch die untere absolute Grenze unterschreitet, benötigen Sie zur Genehmigung dieser Abwesenheit Inhaberrechte.
Abwesenheiten gegen ein Zeitkonto genehmigen/ablehnen
Ein Planer kann solche Abwesenheiten nicht genehmigen oder ablehnen, wenn für den Zeitkonto-Abwesenheitsgrund im Firmenprofil das Zugriffsrecht "Inhaber" eingestellt ist.
Wählen Sie zunächst die passenden Filter aus, damit die Abwesenheit in der Liste sichtbar wird. Dann klicken Sie auf den nach unten zeigenden Pfeil am rechten Ende der Zeile und wählen die passende Option: Einen Abwesenheitsantrag können Sie genehmigen oder ablehnen, eine genehmigte Abwesenheit nur ablehnen (oder unverändert lassen). shyftplan warnt Sie, falls dadurch eine Warngrenze oder sogar absolute Grenze für das Zeitkonto verletzt wird. Die absolute Grenze kann nur ein shyftplan-Manager mit Inhaber-Rechten ignorieren.
Abwesenheiten gegen ein Zeitkonto anlegen
Auch diese Möglichkeit haben Planer nicht, wenn der Abwesenheitsgrund im Firmenprofil mit dem Zugriffsrecht "Inhaber" versehen ist.
Sie können, wenn Sie mit den nötigen Rechten ausgestattet sind, auch Abwesenheiten gegen das Zeitkonto eines Mitarbeiters anlegen (im Status "neu" für einen Antrag, im Status "akzeptiert" für eine bereits genehmigte Abwesenheit). Klicken Sie dazu wie bei anderen Abwesenheiten auf den Button "Abwesenheit erstellen" oben rechts, wählen Sie den betreffenden Mitarbeiter und als "Abwesenheitsgrund" das passende Zeitkonto aus.
Bereits während der Eingabe der Daten können Sie verfolgen, wie shyftplan auf Basis des gewählten Zeitkonto-Grundes berechnet, wieviele Stunden auf jeden Kalendertag der Abwesenheit entfallen. Sie haben auch die Möglichkeit, diese Vorschlagswerte mit anderen Werten zu überschreiben. Eine Änderung von Beginn oder Ende der gesamten Abwesenheit führt zu einer automatischen Neuberechnung der Stundenwerte (siehe oben).
Auch hier werden Sie gegebenenfalls gewarnt, falls für das Zeitkonto ein festgelegter Mindestwert unterschritten wird.
Weitere Details finden Sie und insbesondere Entwickler/Programmierer in diesem Hilfe-Artikel (auf Englisch).