Wie erstelle ich ein Schichtsystem?

Wenn Ihre Mitarbeitenden eine bestimmte Abfolge an Schichten haben, bietet es sich an, ein Schichtsystem dafür zu hinterlegen.

Mithilfe des Schichtsystems können Sie Schichtpläne schneller erstellen und die Mitarbeitenden auf die gesamte Zeit ihrer festgelegten Schichtabfolge zuweisen.

Die Anlage der Schichtgruppen erfolgt im Firmenprofil unter „Schichtpläne“ und setzt voraus, dass bereits Schichtvorlagen existieren.

Schichtsysteme bestehen aus beliebig vielen Gruppen, deren Schichtabfolge sich nach einer bestimmten Anzahl von Tagen wiederholt. Um ein System zu erstellen, gehen Sie zunächst ins Firmenprofil in den Reiter "Schichtpläne" und klicken auf das Plus-Symbol neben der Überschrift "Schichtsystem", sodass Sie zu folgender Ansicht gelangen:

Vergeben Sie dort zunächst einen Namen für das Schichtsystem und legen die Anzahl der Gruppen, die Anzahl der Tagen im Schichtsystem und das Startdatum fest.

HINWEIS: Wir empfehlen, das Startdatum auf einen Montag in der Vergangenheit zu legen. Damit startet die Schichtabfolge immer an einem Montag.

Unter „Schichtabfolge definieren“ können Sie anschließend die Schichtabfolge pro Gruppe festlegen. Die Schichtarten, die Sie dort eintragen, sind die zuvor hinterlegten Schichtvorlagen. Für jeden freien Tag innerhalb des Systems gibt es die bereits bestehende Vorlage "Frei".

HINWEIS: Sobald Sie das Schichtsystem angelegt haben, kann die Schichtabfolge der bereits bestehenden Gruppen nicht mehr verändert werden. Sie können jedoch weitere Gruppen mit anderen Schichtabfolgen hinzufügen.

Unter „Schichtgruppen besetzen“ werden schließlich die Mitarbeiter:innen der jeweiligen Schichtgruppen zugewiesen. Das bedeutet, dass sie in der zur Gruppe gehörigen Schichtabfolge Schichten zugeteilt werden können.

Möchten Sie die Schichtgruppenzuordnung eines Mitarbeiters ändern, zeigt Ihnen eine neue Spalte die Information, ob der Mitarbeiter bereits einer Gruppe eines anderen Schichtsystem zugeordnet ist oder nicht. So haben Sie einen besseren Überblick über die Schichtsystemzuordnungen und können Änderungen künftig schneller umsetzen.

Wenn Sie nun das Schichtsystem Assistent abschliessen, haben Sie ein Schichtsystem erstellt, welche Sie fortan zur Erstellung von Schichtplänen bzw. deren Befüllung nutzen können. Sie können die Erstellung des SChichtsystems auch ohne Zuweisung der Mitarbeitenden abschließen und dies dann zu einem späteren Zeitpunkt nachholen. Zudem können Sie auch einzelnen Mitarbeitenden Schichtgruppen im Mitarbeiterprofil zuweisen oder die bestehende Schichtsystemzuweisung bearbeiten.