Erfahren Sie alles Wissenswerte zur automatischen Zuweisung
In der effizienten Organisation von Schichtplänen spielt die automatische Zuweisung von Schichten eine entscheidende Rolle. Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, Zeit zu sparen, Planungsfehler zu reduzieren und die Schichten dennoch präzise entsprechend den Bedürfnissen Ihres Unternehmens zu verteilen. Erfahren Sie in diesem Artikel Schritt für Schritt, wie Sie sich bei der Schicht-Zuweisung vollautomatisiert assistieren lassen, während Sie finale Anpassungen selbst in der Hand behalten.
Voraussetzungen
- Sie nutzen shyftplan als Enterprise-Kunde
- Sie sind Manager oder Admin Ihres Accounts
- Sie haben einen Schichtplan mit nicht zugewiesenen Schichten erstellt
Typischer Anwendungsfall
Hanna Meier möchte zunächst alle Mitarbeiter einer Rotation mit Stammarbeitsplatz zuweisen, dann Mitarbeiter mit Rotation ohne Stammarbeitsplatz, und die verbleibenden Schichten möchte sie mit Springern besetzen. Im Folgenden lesen Sie die grundlegende Funktionalität.
Ausgangslage
Sie befinden sich in einem einfachen Setup und möchten Schichten für eine Woche zuweisen. Der Arbeitsbereich folgt dem klassischen Dreischichtmodell von Montag bis Freitag und umfasst insgesamt 16 Mitarbeiter, die entsprechend eingeteilt werden müssen. Bitte beachten Sie, dass die automatische Zuweisung auch in komplexeren Szenarien flexibel anwendbar ist.
Schritt für Schritt
- Öffnen Sie shyftplan und navigieren Sie zum Menüpunkt „Schichtpläne“. Wenn Sie keinen offenen Schichtplan haben, können Sie einen neuen Schichtplan erstellen (Hier erfahren Sie, wie Sie einen Schichtplan erstellen).
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In der Schichtplanübersicht unter dem Schriftzug „Schichtpläne“ finden Sie ein Tachosymbol. Wenn Sie mit der Maus darüber schweben, wird Ihnen der Text „Mitarbeiter auf offene Schichten zuweisen“ angezeigt. Klicken Sie auf dieses Symbol.
- Ein Dialogfenster öffnet sich. Hier können Sie verschiedene Einstellungen zur Schichtzuweisung vornehmen. So können Sie feingranular festlegen, welche Kriterien der Algorithmus bei der Verplanung der Mitarbeiter beachten soll – und welche nicht. Zunächst stellen Sie ein, ob die Mitgliedschaft zu Rotationsgruppen beachtet werden soll, oder nicht. Sie können zudem Mitarbeiter mit bestimmten Merkmalen einbeziehen oder explizit ausschließen und entscheiden, ob Sie den Schichtplan kopieren wollen, oder die Änderungen direkt im vorhandenen Plan anwenden wollen.
- Scrollen Sie herunter, um die Experteneinstellungen zu sehen. Hier können Sie weitere Parameter für eine feinere Schichtplanung auswählen. Zunächst wählen Sie, welche Konflikte beachtet oder ignoriert werden sollen.
- Scrollen Sie weiter herunter, können Sie abschließend folgenden Auswahlkriterien eine Gewichtung entsprechend Ihres Planungsvorhabens verleihen: Stammarbeitsplatz, gleichbleibende Position, gleichbleibende Schichtzeit und Verfügbarkeiten.
- Wählen Sie die für Sie passenden Parameter aus und klicken Sie abschließend unten auf „Starten“.
- Das System arbeitet jetzt, und Ihre Schichten werden automatisch zugewiesen. Dies kann einen Moment dauern. Sie sehen die Zuweisungen live.
- Probieren Sie verschiedene Einstellungen aus. Sie haben jederzeit die Möglichkeit, noch Änderungen vorzunehmen und Mitarbeiter ggf. manuell umzuplanen. Erst wenn Sie mit dem Ergebnis zufrieden sind, veröffentlichen Sie den Schichtplan, und die Zuweisungen werden für Ihre Mitarbeiter sichtbar.
Anstatt den gesamten Schichtplan automatisch zu befüllen, können Sie die automatische Zuweisung auch auf einzelne Schichten anwenden. Sehen Sie dazu den Artikel zum Thema Mehrfachauswahl.
💡 Fazit
Durch die automatische Zuweisung von Schichten erhalten Sie den idealen Schichtplan aus den verfügbaren Ressourcen, während Sie Ihren manuellen Arbeitsaufwand erheblich reduzieren. Die finale Freigabe behalten Sie selbst in der Hand. Viel Spaß beim Ausprobieren!
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