Zunächst wechseln Sie in die “Mitarbeiter”-Übersicht über das linke Menü.
Oben rechts sehen Sie dort den Button “Mitarbeiter einladen”.
Mit Klick auf diesen Button erscheint ein Fenster, in dem alle wichtigen Daten für den Nutzer hinterlegt werden können.
Allgemeine Informationen
Neben Vor- und Nachname empfiehlt sich die Angabe einer E-Mail-Adresse, an die der/die Mitarbeiter:in die Einladung für shyftplan bekommt und mit der die Anmeldung im Web und in der Mobile App vorgenommen wird.
ACHTUNG: Sobald Sie die E-Mail-Adresse hinterlegen und auf "Speichern" klicken, wird eine Einladungsmail an den/die Mitarbeiter/in versendet.
Des Weiteren besteht die Möglichkeit, ein initiales Passwort für den ersten Login festzulegen.
ACHTUNG: In diesem Fall wird keine Einladungsemail versendet. Sie müssen den Nutzer dann gesondert über die Anlage und das initiale Passwort informieren!
Zur Wahrung der Datensicherheit empfehlen wir, dass der/die Mitarbeiter:in nach dem initialen Login das Passwort in seinem/ihrem Profil ändert.
Wir empfehlen deshalb, das Passwort leer zu lassen.
Alle weiteren Informationen sind für die Anlage eines Nutzers optional.
Arbeitszeit-/Abrechnungs-Informationen
Viele der Funktionen unserer Software stehen jedoch nur optimal zur Verfügung, wenn Angaben zu Urlaubstagen, Arbeitswochenstunden und deren Verteilung innerhalb der Woche, sowie die Stunden pro Urlaubstag unbedingt hinterlegt sind. Auf ihrer Grundlage werden beispielsweise Abwesenheiten berechnet und das Stundenkonto geführt.
Rollen & Rechte
Anschließend können Sie entscheiden, welche Zugriffs-/Bearbeitungs-Rechte der angelegte Nutzer besitzen soll.
Als “Mitarbeiter” kann der/die Nutzer/in in Schichten eingeteilt werden.
Ein “Manager” besitzt erweiterte Sichtrechte, kann aber nicht verplant werden - es sei denn der Nutzer ist sowohl als “Mitarbeiter” als auch als “Manager” angelegt.
Eine Sonderform des "Managers" ist der "Inhaber", der allgemeine Einstellungen im gesamten Firmenprofil vornehmen darf.
Am Ende muss ein/e Mitarbeiter:in noch den Arbeitsbereichen zugewiesen werden, in denen er/sie eingesetzt werden kann. Falls sich etwas ändern sollte, reicht es, hier den richtigen Haken zu setzen bzw. die richtigen zu entfernen.