Wie kann ich Resturlaub zeitlich befristet ins Folgejahr übertragen?

Resturlaub übertragen, Folgejahr, zeitliche Befristung

Mit dieser Funktion kann eingestellt werden, ob und wenn ja, bis zu welchem Datum im Folgejahr, Resturlaub genommen werden darf. Nach einem festgelegten Datum verfällt entsprechend der nicht-genommene Resturlaub automatisch.

Wie wird die Funktion eingestellt in shyftplan?

Gehen Sie zunächst ins Firmenprofil.
Klicken Sie auf den Reiter „Abwesenheiten“. Bei den Abwesenheitsgründen können Sie nun den entsprechenden Grund heraussuchen und auf das Stiftsymbol klicken. Somit können Sie pro Abwesenheitsgrund entscheiden, wo eine Übertragung ins Folgejahr möglich ist (z.B. soll dies für Urlaubskontingente gelten, aber nicht für Krankheiten oder Überstunden.)
Nun können Sie den Regler bei „Restliche Abwesenheitstage in das Folgejahr übertragen?“ aktivieren. Danach geben Sie das Verfallsdatum von Abwesenheiten aus dem Vorjahr ein (z.B. 31. März, wenn zum Ende des ersten Quartals der Resturlaub genommen werden kann.)*. Danach klicken Sie auf „Speichern“.

Wenn Sie in der Navigationsleiste links auf „Mitarbeiter“ klicken und anschließend neben dem gewünschten Mitarbeiter das Stiftsymbol auswählen, können Sie unter „Abwesenheiten mit Kontingent“ drei Felder für den Urlaub finden: das Vorjahr, das aktuelle Jahr und das Folgejahr. Die entsprechenden Kontingente können Sie dort eintragen.

Wenn Sie dann in der Navigationsleiste „Abwesenheiten“ auswählen und die gewünschte Person und den Zeitraum filtern, finden Sie auch die Anzahl des Resturlaubs. Beispiel: Sie filtern nach einem Mitarbeiter (hier: FAQ Mitarbeiter) und dem Zeitraum (hier: 2024). Wenn Sie z.B. für 2023 30 Tage als Kontingent eingetragen haben und der Mitarbeiter hat 15 Urlaubstage genommen, bleiben als Resturlaub 15 Tage übrig. Wenn der Mitarbeiter nun zwischen dem 01.01.2024 und z.B. 31.03.2024 den Urlaub einträgt, wird dies automatisch als Resturlaub dargestellt (hier: 7 Tage). Der Urlaub, der für die Zeit nach dem 31.03.2024 (je nach Einstellung im Firmenprofil) eingetragen wird, wird vom Urlaub 2024 abgezogen.

Besonderheiten:

Wenn ein Mitarbeiter einen Abwesenheitsantrag erstellt und die Funktion aktiviert wurde, dass Resturlaub ins Folgejahr übertragen wird, muss das Enddatum des Abwesenheitsantrags vor dem Verfallsdatum liegen. Läuft der Abwesenheitsantrag jedoch über das Verfallsdatum hinaus, können Sie ihn in zwei Anträge aufteilen.

Gut zu wissen:

Diese Funktion kann in allen Tarifen genutzt werden.
Wenn der Regler „Restliche Abwesenheitstage in das Folgejahr übertragen“ aktiviert ist, dann muss ein Verfallsdatum eingetragen werden.
Eine korrekte Kalkulation der Abwesenheit setzt voraus, dass auch unter „Arbeitszeit Informationen“ im Mitarbeiter-Profil die richtigen Daten eingetragen wurden. Der Resturlaub wird dargestellt für das entsprechende Kalenderjahr oder vor dem Verfallsdatum.