Stempeluhr, Zeiterfassung, stempeln
In Shyftplan haben Sie die Möglichkeit, die exakten Arbeits- und Pausenzeiten Ihrer Mitarbeiter mittels einer Stempeluhr zu erfassen. Jeder Mitarbeiter erhält eine persönliche vierstellige Stempel-ID, mit der er/sie sich über die Stempeluhr einstempeln kann.
Wenn der Mitarbeiter in die Pause geht, gibt er erneut die ID ein und wählt die Option „Pause“. Nach der Pause meldet er sich durch erneute Eingabe der ID zurück.
Beim Ende der Schicht wird die ID erneut eingegeben, und der Mitarbeiter kann die gearbeiteten Stunden in der Übersicht sehen und die Schicht mit einem Klick beenden. Alle gestempelten Zeiten werden als Ist-Zeit in die Auswertung übernommen.
Wie genau erfasst die Stempeluhr die Zeit?
Im Firmenprofil können Sie einstellen, ob und wie die Zeiten gerundet werden sollen. Dies ermöglicht eine genaue Anpassung an die betrieblichen Anforderungen.
Die Stempeluhr erfasst die Zeiten minutengenau, d.h. die Sekunden werden vernachlässigt und nur die volle Minute erfasst. Ein Schichtstart zwischen 12:02:00 (12 Stunden, 2 Minuten, 0 Sekunden) und 12:02:59 wird demnach als 12:02 Uhr gespeichert.
Falls Sie keine minutengenaue Erfassung wünschen, können Sie einstellen, dass alle gestempelten Start- und Endzeiten auf 5 oder 15 Minuten gerundet werden sollen.
Gehen Sie dafür zunächst ins Firmenprofil, dort in den Reiter "Zeiterfassung" und wählen bei "Runden auf" das gewünschte Intervall.
Was bedeutet “Einstempeln vor Schicht-Start aufrunden" im Firmenprofil?
Im Firmenprofil gibt es die Möglichkeit, die Funktion "Einstempeln vor Schicht-Start aufrunden" zu aktivieren.
Das bedeutet, dass wenn ein Mitarbeiter zu einer Schicht mit dem geplanten Beginn 09:00 Uhr bereits 08:50 Uhr einstempelt, dass die Arbeitszeit trotzdem erst ab 09:00 Uhr gewertet wird. Stempelt der Mitarbeiter hingegen erst 09:10 Uhr ein, wird die Zeit nicht auf 09:00 Uhr abgerundet, sondern die Arbeitszeit wird dann ab 09:10 Uhr gerechnet.
Wie stempelt sich ein Mitarbeiter ein?
Es gibt zwei Möglichkeiten, wann sich ein Mitarbeiter einstempeln kann: Entweder ist für den Mitarbeiter eine Schicht im Dienstplan geplant, oder die Option „Kann ein Mitarbeiter durch Eintragen eine Schicht erstellen?“ ist im Firmenprofil aktiviert. Im letzteren Fall muss der Mitarbeiter nur den Standort, den Arbeitsbereich und das voraussichtliche Ende der Schicht eintragen, um sich einzustempeln.
Wenn keine Schicht geplant ist und die Option deaktiviert ist, erhält der Mitarbeiter eine Fehlermeldung und kann sich nicht einstempeln.
Nachdem Sie die Stempeluhr gestartet haben, können sich Ihre Mitarbeiter mit ihrer Mitarbeiter-ID (sichtbar in deren Profil) einstempeln.
Wenn der Mitarbeiter seine Mitarbeiter-ID über die Stempeluhr eingibt, sieht er noch einmal alle Details der geplanten Schicht (Start und Ende, Arbeitsbereich und Standort) sowie den Zeitpunkt des Einstempelns. Über “Einloggen” kann sich der Mitarbeiter nun einstempeln. Sobald wieder die Stempeluhroberfläche zu sehen ist, ist der Mitarbeiter eingestempelt.
Alternativ können Sie Ihren Mitarbeitern gewähren, sich selbst einzustempeln, was diese dann unter anderem über die App vornehmen können. Dafür aktivieren Sie diese Funktion im Mitarbeiterprofil. Gehen Sie dafür zunächst in den Menüpunkt "Mitarbeiter" links in der Menüleiste und wählen dann den gewünschten Mitarbeiter aus. Scrollen Sie weit nach unten und aktivieren den Regler bei "Dashboard-Stempeluhr nutzen".
Mit dieser Funktion erscheint dem jeweiligen Mitarbeiter entweder im Dashboard der App oder im Browser ein Feld, in welchem die geplante Schicht erscheint, und die Möglichkeit, sich mit Klick auf einen Button einzustempeln.
Wie starte ich die Stempeluhr?
Die Stempeluhr kann nur von Personen mit Inhaber- und Managerrechten gestartet werden. Um die Stempeluhr über den Browser zu starten, klicken Sie auf Ihren Namen oben rechts und wählen „Stempeluhr starten“.
Ab diesem Moment läuft die Stempeluhr, und Sie werden aus Ihrem Profil abgemeldet. Das Gerät, auf dem die Stempeluhr gestartet wurde, kann nun den Mitarbeiter zum Stempeln zur Verfügung gestellt werden.
Wichtig ist, dass der Browser nicht geschlossen wird, sich kein anderer Mitarbeiter gleichzeitig über den Browser bei Shyftplan einloggt und der Computer nicht heruntergefahren wird. Solange das Gerät mit Strom versorgt ist und die Seite nicht geschlossen wird, läuft die Stempeluhr kontinuierlich weiter und erfordert keine erneute Anmeldung durch einen Manager. Ansonsten wird die Sitzung beendet, und ein erneutes Einloggen eines Managers ist notwendig.
Wie schließe ich die Stempeluhr?
Sie können die Stempeluhr schließen, indem Sie den Browser schließen, den Computer bzw. das Tablet herunterfahren oder sich zeitgleich im selben Browser bei Shyftplan.com einloggen. Bereits eingestempelte Mitarbeiter bleiben eingestempelt, aber die Stempeluhr muss erneut gestartet werden.
Wie starte ich die Stempeluhr über die App?
Wenn Sie die Stempeluhr über die App starten möchten, klicken Sie auf das Profil-Symbol (drei waagerechte Striche) in der rechten unteren Ecke. Anschließend klicken Sie dort auf "Stempeluhr", woraufhin Sie gefragt werden, ob Sie in den Stempeluhr-Modus wechseln möchten. Indem Sie dies mit "Weiter" bestätigen, starten Sie die Stempeluhr und werden aus Ihrem persönlichen Profil ausgeloggt. Sie können nun das Gerät Ihren Mitarbeiter zum Stempeln zur Verfügung stellen und sich separat wieder in Ihr Profil über ein anderes Gerät einloggen.
