Schablone, Vorlage, Einstellungen zu Schichtrotationen
Schichtvorlagen sind Schablonen oder auch Muster für die Detailangaben (vor allem Start- und Endzeit) einer Schicht. Sie erleichtern Ihre Arbeit dahingehend, dass Sie zum Erstellen einer Schicht bereits ein vorgefertigtes Muster auswählen können und somit nicht mehr alle Zeiten manuell eingeben müssen.
Wie werden Schichtvorlagen erstellt?
Gehen Sie dafür zunächst ins Firmenprofil in den Reiter "Schichtpläne". Dort müssen Sie zunächst im ersten Abschnitt die Verwendung der Schichtvorlagen aktivieren. Anschließend erscheint im selben Reiter ein neuer Abschnitt mit der Überschrift "Schichtvorlagen", unter welchem Sie durch Klicken des Plus-Zeichens eine neue Vorlage erstellen können.
Anschließend öffnet sich ein neues kleines Fenster, in welchem Sie die Eckdaten zu Ihrer gewünschten Vorlage eingeben können, vor allem natürlich Startzeit, Endzeit und Pausenzeit. Hier im Beispiel wurden Vorlagen für ein Drei-Schicht-System bestehend aus Früh-, Spät- und Nachtschicht eingerichtet. Sie können jedoch beliebig viele Vorlagen erstellen und diese beliebig benennen.
Hier haben Sie zudem die Möglichkeit, eine Abkürzung aus 3 Zeichen für eine Vorlage zu vergeben, welche später im Schichtplan auf der Schichtkachel angezeigt wird.
Sobald Sie auf "Speichern" klicken, ist die Vorlage hinterlegt und kann nun zur Schichterstellung im Schichtplan genutzt werden. Gehen Sie dafür in den Menüpunkt "Schichtpläne", wählen einen bestehenden Schichtplan aus oder erstellen einen neuen. Sollten Sie bereits einen bestehenden Schichtplan auswählen, wird Ihnen möglicherweise auffallen, dass die bisher angelegten Schichten nicht mehr in der Farbe des Arbeitsbereiches, sondern grau angezeigt werden (siehe Schichten im Arbeitsbereich "Service" unten im Bild). Keine Sorge, das bedeutet nicht, dass sich etwas an den Schichten selbst geändert hat, sondern dient regelrecht zur Unterscheidung zwischen Schichten, die mittels Vorlage (bunt) und manuell (grau) erstellt wurden.
Wenn Sie nun eine neue Schicht anlegen wollen, finden Sie im erscheinenden Fenster die Option, eine Vorlage auszuwählen. Wählen Sie nun Ihre gewünschte Vorlage aus und es werden automatisch alle Zeitangaben ausgefüllt. Wählen Sie nur noch Zusatzinformationen, wie die Anzahl der Mitarbeiter oder die Wiederholung der Schicht aus und fertig ist die neue Schicht.
Wenn Sie nun die Monatsansicht auswählen und zuvor bei der Erstellung (oder nachträglichen Bearbeitung) der Schichtvorlage eine Abkürzung vergeben haben, erscheint diese in den Schichtsymbolen und nicht die Startzeit der Schicht.
Zudem bilden die Schichtvorlagen die Grundlage für Schichtrotationen.